Live Chat - 24/7 receptionist

Onze eerste contact receptionist bot zal helpen je bezoekers naar de juiste persoon te leiden of hun gegevens op te nemen ongeacht het tijdstip van de dag of nacht.

De 24/7 receptionist bot werkt de klok rond als eerste aanspreekpunt voor elke chatbezoeker. Hij vraagt de bezoeker naar zijn wensen voordat hij wordt doorverbonden met een live persoon of zijn gegevens vastlegt als er niemand beschikbaar is.

1. Hoe kan de 24/7 receptioniste chatbezoekers helpen?

🤖 Als 24/7 receptionist doe ik de volgende dingen voor je:

1. Ik zorg voor verduidelijk door van te voren vragen te stellen.

   

2. Ik vraag naar hun locatie, zodat ik weet waar de dichtstbijzijnde dealer is.

   
3. Ik vraag naar relevante contactgegevens, het voorkeurskanaal voor vervolgcommunicatie en geef de boodschap door.

2. Hoe configureer ik de bot? 

Voordat je de 24/7 receptionist activeert, krijg je een reeks configureerbare opties te zien. Als je deze leeg laat, wordt de standaardtekst gebruikt.

1. Check PartnerOrg:  (Ja/Nee): Dit geldt voor merken die chats willen doorsturen naar partner dealers.

2. Welcome Tekst:  (Standaard Tekst: Welkom, is dit de vraag die u graag beantwoord zou willen hebben? ).

3. Email Tekst: (Standaard Tekst: Typ alstublieft uw e-mailadres).
4. Telefoon Tekst: (Standaard Tekst: Typ alstublieft uw telefoonnummer (+31 ...).
5. Afscheidstekst: (Standaard Tekst: Eén van mijn collega's neemt zo spoedig mogelijk contact met u op. Fijne dag!).

6. Stuur door naar: (Sales/AfterSales): Je kunt ervoor kiezen om je chats door te sturen naar Sales of Aftersales afdelingen. De 24/7 receptionist bot zal naar hen doorverwijzen via de geconfigureerde locaties & afdelingen. 

7. Selecteer Contactgegevens: (Vraag Contact/Alleen tel/Alleen email/Vraag alles): Het selecteren van "Vraag Contact" betekent dat een contactpersoon kan kiezen hoe hij gecontacteerd wil worden, per telefoon, e-mail of optioneel WhatsApp*. "Alles vragen" betekent dat de bot altijd om een e-mailadres en telefoonnummer zal vragen. Bij "Alleen telefoon" wordt alleen een telefoonnummer gevraagd en bij "Alleen e-mail" wordt alleen een e-mailadres gevraagd.

*Als er een WhatsApp-kanaal is geconfigureerd, kun je een opt-infunctie toevoegen die je bezoeker vraagt of hij de chat wil voortzetten in WhatsApp.

3. Vraag om Marketing toestemming

4. Voeg een opt-in toe aan de WhatsApp-template

Hiervoor moet je bij Web1on1 een WhatsApp-kanaal geconfigureerd hebben.

Wanneer de klant het WhatsApp-kanaal heeft gekozen en zijn telefoonnummer heeft opgegeven, kan de 24/7 receptionist automatisch een bericht sturen waarin om toestemming wordt gevraagd om de chat in WhatsApp voort te zetten.

Een WhatsApp Opt-in-template maken

Ga als admin gebruiker naar het tabblad Wiki. Klik op WA Templates en klik op de + knop rechtsonder. 

Gebruik de onderstaande informatie om een bericht op te stellen of aan te passen aan je eigen wensen.

• Naam: wa_optin_message.

• Categorie: Alert.

• Taal: Taal van het bericht/

• Koptekst: Geen.

• Inhoud: Zie voorbeelden hieronder (je kunt kopiëren en plakken).

• Voettekst: Geen.

• Knop: Snel antwoord: Ja, dat is goed. 

 

De 24/7 receptionist kan worden geactiveerd met behulp van een specifieke routeringsregel. In het onderstaande voorbeeld wordt de 24/7 receptionist geactiveerd buiten de normale kantooruren (0900-1700) op weekdagen. Zorg ervoor dat je deze regel bovenaan al je routeringsregels zet.

➡ Volgende stap  - Feedback verzamelen (CSAT)